ก่อนที่เราจะยำสารสนเทศเข้ากับเครื่องคอมพิวเตอร์ แล้วนำออกมาใช้ประโยชน์ได้นั้น ต้องหาผู้สมรู้ร่วมคิดกันก่อนคะ  IT/IS (เดี๋ยวนี้ เป็น ICT:Information and Communication Technology แล้วนะคะ ) มิใช่เรื่องของ คนทำงาน IT เพียงคนเดียวหรือกลุ่มงานเดียว มีตัวอย่างมากมายที่ หน่วยงาน/องค์กร นำIT มาใช้แล้วล้มเหลว เมื่อมองหาต้นเหตุ หรือปัจจัย (ที่นำไปสู่ ความล้มเหลว ซึงก็เป็นตัวเดียวกันกับปัจจัยที่นำไปสู่ความสำเร็จ)  ก็พบว่า คน/บุคลากร เป็นปัจจัยสำคัญคะ

บุุคลากร หมายถึง คนทุกระดับเลยนะคะ ตั้งแต่ ระดับผู้บริหาร(ผู้นำองค์กร) หัวหน้างาน ผู้ปฎิบัติงานในทุกฝ่าย ทุกแผนก เพราะทุกคนต้องเกี่ยวข้องกับการวางแผน วางยุทธศาสตร์ การทำงาน การใช้งาน การดูแล การพัฒนา IT&IS ของหน่วยงาน/องค์กร   หากองค์กรใดมีผู้นำที่มีวิสัยทัศน์ด้าน IT ดี ก้าวไกล แต่ผู้ปฎิบัติงานไม่เข้าใจ และไม่ให้ความร่วมมือ หรือมีส่วนร่วม เหนื่อยคะ ทีม IT จะเหนื่อยสุดๆ  หรือ ถ้าหน่วยงานใด ผู้ปฎิบัติมีศักยภาพ หัวคิดก้าวหน้าด้าน IT ไปไกล แต่ ผู้บริหาร/หัวหน้า ไม่รู้ ไม่สนใจ  คนทำงานก็ล้า(อ่อนใจ หมดกำลังใจ หมดไฟ) กันไปเลย

ใครบ้างจะมีส่วนร่วม (ยกมือขึ้น)

•  ผู้นำ/หัวหน้า (มีวิสัยทัศน์ด้านสารสนเทศ ) สนับสนุน ทั้งกำลังกาย กำลังใจ ให้คำชี้แนะ  รวมทั้งสนับสนุนทรัพยากรด้วยคะ   

( ในระดับกรม กอง หรือบริษัท จะแต่งตั้ง ผู้บริหารระดับสูง ให้เป็น ผู้บริหารสารสนเทศระดับสูง (Chief Information Officer หรือ CIO) การมีตำแหน่ง CIO ในหน่วยงาน ทำให้ทุกคนในหน่วยงานเชื่อมั่นว่ามีผู้ดูแลสนับสนุนให้การดำเนินงานด้านไอซี ทีของหน่วยงานดำเนินไปได้อย่างราบรื่น [1] )

•  นักวิเคราะห์ระบบ (System Analyst:SA, ซึ่งบางแห่งก็ให้หัวหน้างานทำหน้าที่นี้ หรือไม่ก็ต้องหา /จ้างคนนอกมา :outsource) ในด้านเทคนิก แล้ว นักวิเคราะห์ระบบ  ต้องมี 3 Skills [2] 

•   Technical Skill: มีความรู้ ทักษะ ด้านคอมพิวเตอร์ การทำงานของคอมพิวเตอร์ การเชื่อมเครือข่าย(networking) การจัดการข้อมูล (database management)  ภาษาโปรแกรม (programming language) ระบบปฏิบัติการ (operating system) โปรแกรมอรรถประโยชน์(utility) มีความรู้เข้าใจ เครื่องมือที่ใช้พัฒนาระบบ (เช่น software package, Integrated development environment (IDEs) สำหรับ Programming language, Computer-aided system engineering (CASE) tools

•   Business Skill: รู้ว่าฝ่าย/แผนกต่างๆ ทำหน้าที่อะไร  โครงสร้างองค์กรเป็นอย่างไร การบริหารจัดการองค์กรเป็นอย่างไร

•   People Skill: มีมนุษยสัมพันธ์ที่ดี เข้าใจแนวคิด เชิงระบบ(systemaitc thinking) การเรียนรู้ในองค์กร (learning ) ปฏิกิริยาต่อการเปลี่ยนแปลง (react to change) การสื่อสาร(communication) ระบบงานต่างๆ(Work variety of jobs and levels)  มีจริยธรรม(ethics)

 คุณสมบัติเยอะนะคะ แล้วเราจะหาเจอมั้ยเนี่ย... ต้องสร้างคะ ...สร้างโอกาสเรียนรู้  พัฒนาคนของเรา ให้เป็นนักวิเคราะห์ระบบ ขึ้นมา หากนักวิเคราะห์ระบบเป็นคนในหน่วยงาน หรือองค์กร เองจะดีมาก เพราะนักวิเคราะห์ระบบ ต้องมีหน้าที่ดังนี้

o       ประสานการติดต่อบุคคลต่างๆ เพื่อรวบรวมข้อมูลความต้องการในองค์กร

o       วางแผน (Planning)

o       การวิเคราะห์ความต้องการ (Requirements Analysis)

o       การเขียนข้อกำหนดของระบบใหม่ ควรทำงานอย่างไร ต้องใช้อุปกรณ์ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์ใดที่เหมาะสม

o       การตรวจสอบพิจารณาเห็นสมควรที่จะนำระบบสารสนเทศมาใช้หรือไม่ หรือควรดำเนินการปรับปรุงระบบเดิม

•  ผู้ใช้(user)  แบ่งตามศักยภาพ/ความสามารถ(สารสนเทศ) ผู้ใช้งานระบบมี ตั้งแต่ naïve(ไม่รู้เรื่องเลย-อ่อนหัด), end user(ผู้ใช้งานทั่วไป), power user(มีความสามารถในการใช้คอมพิวเตอร์ดี แต่ยังไม่ถึงขั้นเขียนโปรแกรมได้) ซึ่งก็คือ พวกเราๆ ในหน่วยงานหรือองค์กรนั้นเอง

มาเริ่มพัฒนากันเถอะ

 เริ่มจากอะไรดีคะ  ก็ต้องเริ่มจาก ความต้องการของหน่วยงานเรา ( Requirement)  ซึ่งอาจได้จาก ปัญหา การทำงาน  หรือ วิสัยทัศน์ พันธกิจ ขององค์กรที่ตั้งไว้ หรือ ความต้องการพัฒนาให้การทำงานมีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ลดต้นทุน ....เป็นต้น หลายหน่วยงานจะมี ทีม/คณะกรรมการพัฒนาสารสนเทศ

ตัวอย่างใน รพ. ก็มักจะประกอบด้วย แพทย์/ทันตแพทย์ (ที่มีความสนใจ หรือความรู้ด้าน IT หรือไม่ก็ได้รับมอบหมายจาก ผอ.ให้เป็นผู้ดูแลด้านนี้โดยตรง ให้เป็นหัวหน้าทีม ทำหน้าที่ตัดสินใจ หรือรวบรวมข้อเสนอสู่ คณะกรรมการบริหาร หรือ ผอ. )  ตัวแทนจากหน่วยงาน/แผนกต่างๆ   และที่ขาดไม่ได้ก็คือ ทีมงานหรือ นักพัฒนาระบบจากฝ่าย IT

คนกลุ่มนี้ทำอะไร ก็หาเรื่องที่จะต้องพัฒนาว่ามีอะไรบ้าง ทำเป็นแผนพัฒนาระบบสารสนเทศองค์กร  ในระยะ  5 ปี ปี(รู้แนวโน้มด้านเทคโนโลยี รู้จักตัวเอง-ศักยภาพขององค์กร คน  ) 

• ต้องการให้เกิดอะไรขึ้นในองค์กร (Goal) ในช่วงปีแรก ปีที่สอง.... เช่น 2 ปีแรก สำหรับงานเวชระเบียน ต้องการให้มีระบบจัดเก็บ/สืบค้นข้อมูลผู้ป่วย ไดู้ถูกต้อง รวดเร็ว  งานบริหาร ต้องการให้มีระบบข้อมูลการเงินการคลังที่สามารถให้ข้อมูลด้านการเงิน การคลังแก่ผู้บริหารในการวางแผน ตัดสินใจได้ งานเภสัชฯ ต้องการระบบการจัดการคลังยาที่มีประสิทธิภาพ เป็นต้น

ทีมพัฒนาฯ จะต้องวิเคราะห์และวางแผนว่า มีอะไรบ้างที่ต้องทำเพื่อบรรลุเป้าหมายนั้นๆ เช่น วิเคราะห์ระบบงานเวชระเบียน ว่า ปัจจุบันทำงานกันอย่างไร (Analysis-existing system) ปัญหาหรืออุปสรรค อยู่ตรงใหน ผู้บริหาร/ผุ้ใช้งาน/ทำงาน ต้องการปรับปรุงส่วนใหน ....ออกแบบการทำงานใหม่ (วิธีการทำงาน เครืืองมือ อุปกรณ์ )-->ทดลองใช้งาน -->ปรับปรุง-->ใช้งาน (ดูแล บำรุง) วงจรนี้ เป็น cycle นะคะ มีการปรับปรุง-->ใช้งาน-->ปรับปรุง ตลอดเวลา (โอกาสหน้าจะ เล่าเรื่อง การวิเคราะห์และออกแบบระบบให้ฟัง ..)

• ต้องการคน/บุคลากรแบบใหน(Man)  ต้องเตรียมความพร้อมของคนที่เกี่ยวข้อง ให้เรียนรู้เข้าใจ การใช้สารสนเทศ/เทคโนโลยี และการทำงานแบบใหม่  หลายองค์กรจัดจ้างคนที่มีความรู้ด้าน IT มาโดยเฉพาะ หรือไม่ก็ส่งไปรับการอบรม หรือเรียนต่อกันเลย

• ต้องใช้ทรัพยากรอะไรบ้าง (Money&Materials) ไม่ว่าจะเป็น hardware-software ซึ่งจะต้องอาศัย ผู้ที่มีความรู้ /ที่ปรึกษา หรือผู้เชี่ยวชาญ ด้าน IT ช่วยดู และศึกษาความเป็นไปได้ (เหมาะสม) ของงานที่จะพัฒนา และ ทรัพยากรที่ต้องการ รวมถึงงบประมาณที่ต้องใช้

• ต้องมีการปรับเปลี่ยนวิธีทำงาน วิธีคิด (Method) ให้สอดคล้องกับระบบงานที่พัฒนาขี้นมาใหม่

ในด้านเทคนิก ตัวระบบสารสนเทศ(ในองค์กร)  ประกอบด้วย 4 ระบบย่อย [3]

  1.ระบบประมวลผลรายการ (TPS:Transaction Processing Systems) บางครั้งเรียกว่า ระบบประมวลผลข้อมูล (DP : Data Processing Systems) เช่น การสั่งซื้อสินค้า การสั่งยา สั่งแล๊ป  ทำรายการซื้อขาย ทำรายการยา เป็นต้น

2.ระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการ (MIS : Management Information Systems) เป็นระบบที่ช่วยในการเตรียมรายงานเพื่อให้ผู้บริหารระดับต่าง ๆ ใช้ในการควบคุมการปฏิบัติงาน

3. ระบบสนับสนุนการตัดสิน (DSS : Decision Support Systems)อาศัยสารสนเทศจาก TPS และ MIS แบบสรุปมาใช้ประกอบการตัดสินใจ DSS แตกต่างจากระบบอื่น ๆ คือ เป็นระบบที่มีความยืดหยุ่นต่อการตัดสินใจ และมีการตอบสนองอย่างรวดเร็วต่อสถานการณ์ต่าง ๆ เป็นระบบที่สนับสนุนความต้องการเฉพาะของผู้บริหารแต่ละคน

4.ระบบสารสนเทศสำนักงาน (OIS : Office information Systems)เป็นระบบการจัดการสารสนเทศในสำนักงานโดยใช้อุปกรณ์ต่าง ๆในสำนักงาน เช่น อุปกรณ์ทางด้านคอมพิวเตอร์ ระบบอินเทอร์เน็ต (Internet) การส่งไปรษณีย์อิเล็กทรอนิกส์ (E-mail)

ชักเริ่มรู้สึกมึนหัวแล้วใช่มั้ยคะ เรายังอยู่ที่เรื่องของคน เท่านั้นเอง คราวหน้าจะเริ่มเข้าขั้นตอนการออกแบบบ้าง ขอเวลาไปยืดเส้นยืดสาย(ทำโยคะ)  แล้วพบกันตอนที่ 3 คะ